1. OBJETO
El CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, copropiedad de uso comercial identificada con el NIT 900.389.799-0, con domicilio principal en la ciudad de Cali, ubicada en la Calle 9 No. 32 A – 16 y la Carrera 34 No. 8 – 63, correo electrónico administracion@centrosurplaza.com, se considera responsable del tratamiento y la protección de la información que haya recopilado de las personas naturales en sus bases de datos.
Por lo anterior, el CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, manifiesta su compromiso de proteger los datos personales recolectados de sus empleados, proveedores y clientes. La recolección de esta información se limitará a aquella que sea pertinente y adecuada para la finalidad por la cual es requerida, siempre con la debida autorización del titular de la misma.
Con el objeto de garantizar el derecho constitucional que tienen las personas naturales a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal que haya recopilado sobre ellas en sus bases de datos, el CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA ha diseñado y establecido procedimientos específicos para cada caso.
2. MARCO LEGAL
Esta política está basada en el cumplimiento del siguiente marco normativo:
- Constitución Política, Artículos 15 y 20.
- Ley Estatutaria 1581 de octubre 17 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto 1074 de 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Comercio, capítulos 25 y 26.
- Decreto 090 de 18 de enero de 2018, por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015.
- Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, título V.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política será aplicable a todos los datos de personas naturales registrados en las bases de datos, físicas o digitales, del CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, y que los haga susceptibles de tratamientos.
4. DEFINICIONES
Para los efectos de esta política, se entiende por:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada, o que pueda asociarse, a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los siguientes principios constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales.
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o a terceros autorizados.
- Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el responsable o encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
6. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES, Y FINALIDAD DEL MISMO
La recolección y el tratamiento de datos personales debe tener siempre una finalidad legítima y cierta, es decir, una razón de ser. Además, los datos recolectados deben ser pertinentes y adecuados para alcanzar dicho fin.
El tratamiento que el CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA realizará con la información personal recolectada será el siguiente:
- Recolección
- Almacenamiento
- Uso
La finalidad del tratamiento de la información recolectada de sus clientes es para:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa, en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
- Ofrecer nuevos productos y servicios.
- Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos.
- Envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora del servicio.
- Envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
- Prestar los servicios ofrecidos por la empresa y aceptados en el contrato.
La finalidad del tratamiento de la información recolectada de sus empleados es para:
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la empresa para con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo que disponga la ley.
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
La finalidad del tratamiento de la información recolectada de sus proveedores es para:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa, en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
- Envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Como responsable del tratamiento de datos personales, el CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, dará cumplimiento de los siguientes deberes:
- Desarrollar las políticas para el tratamiento de los datos personales y velar por el cumplimiento cabal de las mismas.
- Dar a conocer a los titulares, en lenguaje claro y sencillo, las políticas de tratamiento de la información (en medio físico o electrónico).
- Garantizar al titular de los datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos exigidos por la ley.
- Actualizar la información reportada por el responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de la información, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento de la información, previa solicitud, sobre el uso y la finalidad que se les da a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, el responsable o encargado del tratamiento, han incurrido en conductas contrarias a la ley de protección de datos personales, y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y estén bajo el control del responsable y/o encargado.
10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de la información se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Los casos en que no se requiere autorización del titular son los siguientes:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
11. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso, y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
12. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
El CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, responsable del Tratamiento de datos personales, y las distintas dependencias – tanto comercial como administrativa – actuarán junto con el Encargado del Tratamiento de datos personales, para atender todas las peticiones, consultas, y reclamos, así como la solicitud de supresión de la información personal del Titular.
Para que el titular de los datos personales pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, o suprimir el dato, incluida la revocación de la autorización relacionada con el tratamiento de su información personal, contará con los siguientes medios:
- correo electrónico contabilidad@centrosurplaza.com
- comunicación escrita enviada a la administración del Centro Comercial, en la Calle 9 No. 32A-16 / Carrera 34 No. 8-63, en la ciudad de Cali
Peticiones y consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder del CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA.
El responsable o el encargado del Tratamiento de los datos personales deberá suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual, o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La petición o consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que su información personal, contenida en una de las bases de datos de la empresa, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, o al Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección a la que se debe enviar la respuesta, y acompañado de los documentos que se quiera hacer valer.
- Si la documentación referente al reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Rectificación y/o actualización de datos
El CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos descritos en este documento.
Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
- El CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
Supresión de datos o revocación de la autorización
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA, la supresión de sus datos personales, o revocación de su autorización para el tratamiento de los mismos, cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el CENTRO COMERCIAL CENTROSUR PLAZA. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de julio de 2022.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado, y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.